Política de tratamiento y protección de datos personales

1. Marco legal y fundamento normativo

La presente Política se fundamenta en la normatividad colombiana vigente en materia de protección de datos personales:

• Constitución Política de Colombia, artículo 15: derecho al Habeas Data.
• Ley 1266 de 2008: régimen general de habeas data para datos financieros.
• Ley 1581 de 2012: disposiciones generales para la protección de datos personales.
• Decreto 1377 de 2013: reglamentario parcial de la Ley 1581.
• Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Sector Comercio.
• Circular Externa 029 de 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
• Todas las normas que las reglamenten, adicionen o modifiquen.

2. Definiciones clave

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
• Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación.
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.
• Responsable del tratamiento: quien decide sobre la finalidad, contenido y uso de los datos personales.
• Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica que realiza el tratamiento por cuenta del responsable.
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales, como recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.
• Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
• Transferencia internacional: envío de datos personales a un receptor ubicado fuera del territorio colombiano.

3. Principios que rigen el tratamiento

La Agencia de Seguros Álvaro Escobar Ch & Cía. Ltda. aplica los siguientes principios:

• Legalidad: El tratamiento se realiza conforme a la normatividad vigente.
• Finalidad: Los datos se recopilan con propósitos determinados, explícitos y legítimos, comunicados al titular.
• Libertad: El tratamiento solo se realiza con la autorización previa, expresa e informada del titular.
• Veracidad o calidad: Los datos deben ser verídicos, completos, exactos, actualizados y verificables.
• Transparencia: El titular tiene derecho a obtener información sobre sus datos en cualquier momento.
• Acceso y circulación restringida: Los datos no se comparten con terceros no autorizados ni con fines distintos a los declarados.
• Seguridad: Se adoptan medidas técnicas, humanas y administrativas para proteger los datos de riesgos, adulteración, pérdida, consulta o acceso no autorizado.
• Confidencialidad: Toda persona que intervenga en el tratamiento está obligada a guardar reserva de la información, aun después de finalizada su relación con la agencia.

4. Datos personales que se recopilan y tratan

En el desarrollo de su actividad como agencia intermediaria de seguros, la Agencia podrá recopilar y tratar los siguientes datos, dependiendo del tipo de relación con el titular:

• Clientes, asegurados y beneficiarios: identificación, contacto, documentos gubernamentales, información financiera, bienes asegurados, historial de accidentes o siniestros, preferencias de comercialización y grabaciones telefónicas.
• Datos sensibles: condición médica y estado de salud, únicamente cuando sean estrictamente necesarios para la gestión del seguro contratado y con consentimiento expreso del titular.
• Empleados y candidatos: datos de identificación, contacto, información laboral, académica, referencias, antecedentes, nómina, seguridad social y afiliaciones.
• Proveedores y aliados: datos de identificación y contacto del representante legal o persona de enlace, además de información tributaria, comercial y de cumplimiento.

5. Finalidades del tratamiento

• Gestionar la vinculación, expedición, renovación, modificación y seguimiento de pólizas de seguro.
• Contactar al titular para asuntos relacionados con su seguro: renovaciones, vencimientos, siniestros, novedades y cobros de prima.
• Enviar comunicaciones comerciales, promocionales e informativas relacionadas con los productos y servicios de la agencia, según las preferencias expresadas por el titular.
• Cumplir con obligaciones legales, regulatorias y contractuales ante aseguradoras, reaseguradoras, entidades de control y autoridades gubernamentales.
• Tomar decisiones sobre la posibilidad de ofrecer seguros, incluyendo la determinación de primas y la selección de riesgos.
• Ejecutar y cumplir los contratos de seguro, incluyendo la evaluación, trámite, liquidación y pago de siniestros.
• Gestionar la cartera: cobro de primas, análisis de alternativas de pago y tramitación de pagos.
• Prevenir, detectar e investigar fraudes, lavado de dinero y otros riesgos comerciales o legales.
• Realizar estudios técnico-actuariales, estadísticos, de mercado y análisis internos para mejorar los productos y servicios.
• Gestionar procesos internos de selección, contratación y administración de personal.
• Atender solicitudes, quejas, reclamos y peticiones (PQRS).
• Administrar la infraestructura tecnológica, operaciones contables, financieras, de auditoría y gestión de registros.
• Personalizar la experiencia del cliente con información y comunicaciones adaptadas a su perfil.

6. Intercambio y transferencia de datos a terceros

La Agencia actúa como intermediario de seguros y podrá intercambiar información con aseguradoras, reaseguradoras, ajustadores, asistencias, proveedores médicos y demás actores indispensables para la estructuración, emisión, administración y atención de siniestros, limitando siempre el tratamiento a las finalidades autorizadas y a las obligaciones legales aplicables.

• Intermediarios de seguros y reaseguros.
• Proveedores de servicios: profesionales médicos, contadores, actuarios, auditores, abogados, ajustadores, investigadores, centros de llamadas y proveedores de tecnología.
• Instituciones financieras y centrales de riesgo, para pagos, cobros y verificación crediticia.
• Autoridades gubernamentales y judiciales, cuando sea necesario para cumplir la ley.
• Beneficiarios, servicios de emergencia, organismos de control y, en casos de reestructuración, potenciales compradores o socios comerciales.

La Agencia podrá contratar proveedores tecnológicos, almacenamiento en la nube, CRM, plataformas de correo, firmas electrónicas, call center, auditorías y demás proveedores que actuarán como encargados del tratamiento bajo acuerdos de confidencialidad.

6.1 Transferencia internacional de datos

Dada la naturaleza del negocio de seguros, los datos personales podrán ser transferidos a entidades ubicadas en otros países. En tales casos, la agencia verificará que el país receptor cuente con estándares de protección equivalentes a los previstos por la regulación colombiana.

7. Tratamiento de datos sensibles

La agencia podrá recopilar y tratar datos sensibles, como información sobre el estado de salud, únicamente cuando sean estrictamente indispensables para la gestión del seguro contratado y con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. El titular tiene derecho a negarse al tratamiento de datos sensibles que no sean estrictamente necesarios.

8. Datos de menores de edad

La recopilación de datos de menores de dieciocho (18) años requerirá la autorización expresa del padre, madre o representante legal, quien deberá ser informado sobre los datos suministrados, el propósito de su recolección, su uso, la posibilidad de transferencia y el derecho del menor a emitir su opinión.

9. Derechos de los titulares

• Conocer los datos personales que sobre ellos reposen en las bases de datos de la agencia.
• Actualizar la información cuando esta sea inexacta, incompleta o haya cambiado.
• Rectificar datos que resulten erróneos o que induzcan a error.
• Solicitar la supresión de sus datos cuando no estén siendo tratados conforme a la ley, salvo que exista una obligación legal de conservarlos.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, en cualquier momento. La revocatoria no procederá cuando exista un deber legal o contractual de conservar la información.
• Oponerse al tratamiento de sus datos para fines de mercadeo o publicidad, solicitando la exclusión de las listas de comunicaciones comerciales.
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales al menos una vez al mes, o cuando existan modificaciones sustanciales.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normatividad vigente.

10. Canal de atención para ejercer los derechos

El titular podrá ejercer sus derechos o presentar consultas y reclamos a través de:

• Correo electrónico: seguros@aescobarch.com
• Dirección física: Cl. 36 Norte #6 A - 65 P 16 Oficina 1602, Santa Mónica Residencial, Cali, Valle del Cauca.
• Teléfono / WhatsApp: +57 318 8200456
• Horario: lunes a jueves de 7:30 a.m. a 5:00 p.m. y viernes de 7:30 a.m. a 4:30 p.m.
• Consultas: 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales.
• Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales.

11. Datos personales de terceros

Si el titular proporciona datos personales de otras personas, como beneficiarios, asegurados adicionales o familiares, se compromete a informarles sobre esta Política y obtener el consentimiento legalmente necesario para la recopilación, uso y eventual transferencia de sus datos.

12. Información recopilada a través de medios digitales

Los datos podrán ser recolectados mediante formularios físicos y web, página web, WhatsApp, correo electrónico, llamadas telefónicas, aplicaciones móviles, ferias comerciales, referidos, aseguradoras, aliados comerciales, centrales de riesgo y bases públicas autorizadas.

Esta información se usa con fines operativos, estadísticos y de mejora del servicio, y no será compartida con terceros no autorizados.

13. Seguridad de la información

La Agencia adopta las medidas técnicas, físicas, humanas y organizativas necesarias para proteger los datos personales, previniendo su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado. Los proveedores seleccionados deberán implementar medidas equivalentes de seguridad y confidencialidad.

14. Retención y vigencia de los datos

Los datos serán conservados durante la vigencia de la relación contractual y posteriormente durante los términos establecidos en la legislación comercial, tributaria, laboral, de seguros y demás normas aplicables. La información podrá almacenarse o procesarse mediante plataformas tecnológicas dentro o fuera de Colombia, siempre que ofrezcan niveles adecuados de protección.

Las instalaciones pueden contar con sistemas de videovigilancia destinados a la seguridad de personas y bienes. La información podrá utilizarse para cumplir obligaciones derivadas del SARLAFT, prevención del lavado de activos, financiación del terrorismo, fraude y corrupción.

15. Preferencias de comercialización

El titular puede informar en cualquier momento sus preferencias respecto a las comunicaciones comerciales. Si no desea recibir mensajes publicitarios o promocionales, puede solicitarlo a través de los canales indicados en la sección 10 o mediante el enlace de cancelación de suscripción incluido en los correos electrónicos. La agencia podrá seguir enviando comunicaciones administrativas o contractuales.

16. Modificaciones a esta Política

La Agencia se reserva el derecho de actualizar o modificar esta Política para incorporar cambios normativos o ajustes en sus procesos internos. Las actualizaciones serán informadas a los titulares a través de los canales habituales y estarán disponibles en sus instalaciones físicas y medios digitales.

17. Ley y jurisdicción

La presente Política se rige conforme al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación colombiana aplicable, especialmente la Ley 1266 de 2008, la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios. Cualquier controversia será sometida a la jurisdicción ordinaria de la República de Colombia.

18. Aceptación de la Política

La vinculación como cliente, empleado, proveedor o cualquier otra relación con la Agencia, así como el diligenciamiento de cualquier formulario físico o digital, implica la lectura, comprensión y aceptación de la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales — Habeas Data.

Agencia de Seguros Álvaro Escobar Ch & Cía. Ltda.

Representante Legal: ___________________________

Julio de 2026